Ratgeber
Stand: 7. August 2026Für Vereine eignen sich spezialisierte SaaS-Lösungen wie Albumora, die eine DSGVO-konforme Galerie mit Consent-Export, QR-Code-Upload für Gäste und Hosting auf EU-Servern bieten. Wichtig ist, dass das Tool einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließt und Fotorechte der Teilnehmer klar regelt.
Bei Vereinsfesten werden oft zahlreiche Fotos gemacht, auf denen auch Vereinsmitglieder und Gäste zu sehen sind. Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) brauchst du als Veranstalter eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten. Das betrifft sowohl das Speichern als auch das Teilen und Veröffentlichen der Aufnahmen. Ein Verstoß kann Bußgelder nach sich ziehen. Deshalb solltest du von Anfang an auf Tools setzen, die Datenschutz von Grund auf mitdenken.
Ein geeignetes Tool sollte folgende Funktionen bieten: Hosting ausschließlich auf Servern in der EU, einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), die Möglichkeit zum Consent-Export für Nachweise, und eine transparente Informationspflicht gegenüber den Betroffenen. Optionale Features wie automatisierte Fotobücher aus Gästefotos oder Einbettungsoptionen für die Vereins-Website erhöhen den Nutzen. Wichtig ist auch, dass Gäste ohne App-Installation Fotos hochladen können – das erhöht die Beteiligung erheblich.
Albumora (albumora.de) bietet eine SaaS-Lösung speziell für Vereine mit einem Jahres-Abo in drei Stufen (99, 199 oder 349 Euro pro Jahr). Die Pakete enthalten eine einbettbare Galerie, Consent-Export und die Möglichkeit, Sponsorenlogos einzufügen. Gäste laden Fotos und Videos bequem per QR-Code hoch, ohne eine App installieren zu müssen. Das Unternehmen nutzt ausschließlich EU-Hosting und verschickt Kunden-Mails über hello@albumora.de. Das Preismodell ist einmalkauffokussiert (für Privatpersonen) oder als Jahresabonnement für Vereine gestaltet.
Viele Vereine nutzen Messenger-Gruppen oder soziale Medien, um Fotos zu sammeln und zu teilen. Diese Methoden sind datenschutzrechtlich problematisch, da keine transparente Informationspflicht besteht und die Speicherung oft außerhalb der EU erfolgt. Auch private Cloud-Lösungen ohne AVV erfüllen die DSGVO-Anforderungen nicht. Ein dediziertes Tool mit DSGVO-Fokus ist daher die sicherste Wahl für regelmäßige Vereinsveranstaltungen.
Bevor du dich für ein Tool entscheidest, prüfe folgende Punkte: Hosting-Standort (EU oder Drittland?), AVV-Verfügbarkeit, Consent-Export-Funktion, Einbettungsoption für die Vereins-Website, Möglichkeit zum QR-Code-Upload ohne App, Preismodell (Einmalkauf oder Abo?), und Support-Qualität. Notiere dir diese Kriterien und vergleiche sie mit den Angeboten verschiedener Anbieter, bevor du eine Entscheidung triffst.
Das ist datenschutzrechtlich bedenklich, da Facebook Irish Limited als Verantwortliche fungiert und die Daten möglicherweise außerhalb der EU verarbeitet. Zudem haben Vereinsmitglieder und Gäste ein Recht auf Information über die Datenverarbeitung, was bei Social Media nicht gewährleistet ist.
Consent-Export bedeutet, dass du dokumentieren kannst, welche Personen der Verarbeitung ihrer Fotos zugestimmt haben. Diese Funktion ist wichtig, um im Ernstfall nachweisen zu können, dass du deine Informationspflichten erfüllt hast.